AI-policy-mall att anpassa till er verksamhet

Gratis startmall: kopiera och fyll i

Kopiera formuleringarna nedan till ert dokument. Ersätt allt inom hakparenteser med era beslut och ta bort delar som inte passar. Lämna dokumentet som utkast tills ansvariga har granskat det.

• Syfte och omfattning: Denna policy gäller [organisation], [roller] och [arbetsuppgifter]. Ansvarig för policyn är [namn eller funktion].
• Verktyg och användning: AI får användas för [godkända ändamål] i [verktyg och kontotyp]. Övriga användningar kräver beslut av [ansvarig] innan de påbörjas. För registret på [plats].
• Information: Använd endast [godkända informationskategorier]. Personuppgifter, sekretessbelagt material och annan skyddsvärd information får inte delas utan en särskild bedömning och ett dokumenterat beslut för användningen.
• Granskning: Den som använder ett AI-resultat kontrollerar fakta och viktiga förbehåll mot originalunderlaget. [Roll] godkänner [typ av innehåll eller beslut] innan det används eller delas.
• Fel och incidenter: Avbryt användningen vid misstänkt fel eller otillåten delning. Kontakta [funktion och kontaktväg]. Beskriv händelsen utan att sprida skyddsvärda uppgifter vidare.
• Beslut och uppföljning: Status [utkast eller antagen]. Version [nummer]. Beslutad av [funktion] den [datum]. Nästa översyn [datum]. Nya verktyg, ändamål eller incidenter utlöser en tidigare översyn.

Exempel på ett registerfält som gör skillnad

Skriv inte bara "Chattverktyg: godkänt". Ange till exempel "Språkbearbetning av offentlig produkttext, företagskonto, produktansvarig granskar påståenden, inget kundregister". Ange beslutsfattare och beslutsdatum. Om ni saknar underlag är rätt status "ej bedömd" tillsammans med en ansvarig uppföljningspunkt.

Godkännandet ska gälla ett avgränsat användningsområde. Ny koppling till e-post, personaldata eller automatiska kundsvar kan kräva ett nytt beslut även om produktnamnet är oförändrat.

Generisk mall och anpassat paket är olika saker

I paketet Organisation hos AI-kunnighet.se ingår generiska AI-policy- och registermallar som ni fyller i själva. Det separata tillvalet Anpassat AI-policy- och registerpaket ställer tolv frågor och skapar fem redigerbara utkast: policy, register, snabbguide, incidentrutin och uppföljningschecklista.

Svaren påverkar innehållet. Personuppgifter, extern kommunikation och HR-användning ger olika kontrollpunkter. Okända svar ger synliga uppföljningsbehov. Genereringen är regel- och mallbaserad; formulärets svar skickas inte till en språkmodell.

Granska innan ni använder dokumentet

Utkasten ska granskas av organisationens ansvariga och anpassas efter verkliga avtal, arbetsflöden och regler. Särskilda användningar kan behöva sakkunnig bedömning. Ett genererat dokument är varken ett automatiskt godkännande eller individuell juridisk rådgivning.

Källor och vidare läsning

• EU-kommissionen: frågor och svar om AI-kunnighet (svensk maskinöversättning)
• IMY: GDPR och AI

Regler och vägledning kan ändras. Kontrollera originalkällan för beslut i din verksamhet.

Läs vidare

Så inför ni policyn i vardagenLäs vidare

Gör en enkel självskattningLäs vidare